Zuordnungsregeln
Automatische Zuweisung, Status, Label und SLA für eingehende Mail — Bedingungen, Aktionen, Reihenfolge der Regeln und Test gegen aktuelle Nachrichten.
Aktualisiert 19.10.2026
Inhaltsverzeichnis
Zuordnungsregeln greifen beim Abruf eingehender Nachrichten: Sie prüfen Bedingungen (Absender, Betreff, Postfach …) und richten die Konversation sofort ein — weisen sie zu, ändern den Status, vergeben ein Label oder eine SLA-Richtlinie. So landet eine Rechnung in der Buchhaltung, bevor jemand sie überhaupt gesehen hat.
Regeln legt eine Administration unter Einstellungen → Zuordnung von Nachrichten an. Andere Mitglieder sehen diese Karte nicht.
Neue Regel
Klicken Sie auf Regel hinzufügen und füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Z. B. „Rechnungen → Buchhaltung“. Erscheint in der Aktivität der Konversation. |
| Priorität | Prüfreihenfolge: Die niedrigere Zahl läuft zuerst (0–9999, Standard 100). |
| Treffer bei | allen Bedingungen (und) oder einer beliebigen Bedingung (oder). |
| Bedingungen | Zeilen „Feld — Operator — Wert“; Bedingung hinzufügen ergänzt eine weitere. |
| Aktionen | Was mit einer passenden Konversation geschieht — siehe unten. |
| Aktiv | Eine inaktive Regel bleibt gespeichert, greift aber nicht. |
| Nach Treffer anhalten | Standardmäßig an: Nach der ersten passenden Regel werden die folgenden nicht mehr geprüft. |
Bedingungen
| Feld | Womit verglichen wird |
|---|---|
| Absender | Adresse und Name der absendenden Person. |
| Absenderdomäne | Adressteil ab „@“, z. B. @firma.de. |
| An / Kopie / Empfänger (An + Kopie) | Empfängeradressen. |
| Betreff | Betreff der Nachricht. |
| Text | Nachrichtentext (aus HTML ohne Tags). |
| Postfach (ID) | Kontonummer; mehrere Nummern durch Kommas getrennt. Die Nummer steht in der Adresse der Bearbeitungsseite des Kontos. |
| Hat Anhang | Leerer Wert = hat einen Anhang; no = hat keinen. |
Operatoren: enthält, enthält nicht, ist gleich, beginnt mit, endet mit, regulärer Ausdruck. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein Wert darf bis zu 200 Zeichen lang sein, und ein regulärer Ausdruck muss gültig sein — sonst wird die Regel nicht gespeichert. Eine Regel ohne ausgefüllte Bedingung trifft auf nichts zu.
Aktionen
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Zuweisen an | Nur wenn die Konversation noch keine zuständige Person hat — eine Regel nimmt niemandem eine bereits übernommene Konversation weg. |
| Status setzen | Zu bearbeiten / Wartet / Abgeschlossen. |
| Label vergeben | Ein beliebiges Label der Organisation. |
| SLA anwenden | Überschreibt die Richtlinie des Postfachs, z. B. „VIP — 1 Std.“; die Frist zählt ab Beginn der Wartezeit. |
| Markieren | Stern an der Konversation. |
| Als gelesen markieren | Die passende Nachricht erscheint nicht als ungelesen. |
Jeder Treffer erhöht den Zähler Treffer an der Regel und schreibt „Regel „…“ hat diese Konversation zugeordnet“ in die Aktivität der Konversation.
Reihenfolge
Regeln werden ab der niedrigsten Priorität geprüft (bei gleicher Priorität in der Reihenfolge des Anlegens). Mit Nach Treffer anhalten greift nur die erste passende Regel. Ohne diese Option können weitere Regeln die Konversation ebenfalls ändern und sehen bereits das Ergebnis der vorherigen — eine von der ersten Regel zugewiesene Konversation wird von der zweiten nicht umgeschrieben.
Gegen aktuelle Mail testen
Die Schaltfläche Gegen aktuelle Mail testen prüft die Regel trocken, auch vor dem Speichern: Sie lässt die Bedingungen über die letzten 200 eingegangenen Nachrichten im Posteingang der Organisation laufen und zeigt „Trifft auf X der letzten Y eingegangenen Nachrichten zu“ sowie die Betreffs einiger Treffer. Dabei wird nichts verändert.
Der Test prüft die Bedingung „Text“ nur an einem kurzen Auszug der Nachricht — in der Praxis kann eine solche Regel häufiger greifen als in der Vorschau.
Wann Regeln greifen und wann nicht
- Bei jeder neuen eingehenden Nachricht — auch bei einer Antwort der Kundschaft in einer bestehenden Konversation.
- Nicht bei: Nachrichten, die Sie selbst gesendet haben, Spam, Papierkorb, Entwürfen, Unzustellbarkeitsmeldungen sowie Nachrichten, die beim Abruf älter als 7 Tage sind (z. B. das Archiv beim Anbinden eines Postfachs). Rückwirkend auf bereits vorhandene Post wirken Regeln ebenfalls nicht.
- Eine neue oder geänderte Regel gilt innerhalb von etwa einer Minute.
Keine Antwort gefunden?
Sehen Sie in der Hilfe mit typischen Problemen nach oder schreiben Sie uns – wir antworten an Werktagen.