Interne Notizen
Notizen für das Team an einer Konversation — werden nie an die Kundschaft gesendet; wer sie schreibt und löscht, wo sie erscheinen und was die Aktivität zeigt.
Aktualisiert 19.10.2026
Inhaltsverzeichnis
Eine interne Notiz ist ein kurzer Text an einer Konversation, sichtbar nur für Mitglieder der Organisation. Sie ist keine E-Mail: Sie geht nicht an die Kundschaft und wird weder versendet noch auf dem Mailserver gespeichert. Sie hält Vereinbarungen fest — „Kunde hat 10 % Rabatt bekommen, Bestätigung vom Lager steht aus“ —, damit die nächste Person nicht bei null anfängt.
Notiz hinzufügen
- Öffnen Sie die Konversation.
- Suchen Sie in der rechten Spalte die Karte Interne Notizen.
- Schreiben Sie in das Feld „Notiz für das Team schreiben …“ und klicken Sie auf Notiz hinzufügen.
Die Notiz erscheint sofort, ohne Neuladen, mit den Initialen der verfassenden Person und der Uhrzeit. Der Inhalt ist reiner Text (bis 20 000 Zeichen); Zeilenumbrüche bleiben erhalten, HTML-Formatierung nicht.
Notizen schreiben dürfen alle Mitglieder mit der Berechtigung „Lesen und senden“ oder höher. Mitglieder mit „Nur lesen“ lesen die Notizen, sehen aber kein Eingabefeld.
Wo Notizen erscheinen
| Ort | Was Sie sehen |
|---|---|
| Rechte Spalte der Konversation | Alle Notizen mit verfassender Person und Zeitpunkt. |
| Konversationsliste | Kennzeichen n3 — Anzahl der Notizen. |
| Aktivität | Eintrag „hat eine Notiz hinzugefügt“ / „hat eine Notiz gelöscht“. |
Notizen werden von der Postfachsuche nicht durchsucht und tauchen nicht im Text von Antworten oder Weiterleitungen auf.
Löschen
An jeder Notiz gibt es ein Kreuz Notiz löschen (mit Rückfrage „Diese Notiz löschen?“). Es sehen nur:
- die verfassende Person,
- die Administration der Organisation.
Andere Mitglieder können fremde Notizen nicht löschen — sie dokumentieren, was jemand vereinbart hat, und sollen bleiben. Das Löschen ist endgültig (es gibt keinen Papierkorb), in der Aktivität bleibt aber sichtbar, wer die Notiz wann gelöscht hat. Bearbeiten lassen sich Notizen nicht — für eine Korrektur fügen Sie eine neue hinzu oder löschen und schreiben neu.
Verlässt die verfassende Person die Organisation, bleiben ihre Notizen erhalten, unterzeichnet mit dem Namen, der beim Anlegen gespeichert wurde.
Aktivität
Unter den Notizen steht die Karte Aktivität — ein chronologisches Protokoll dessen, was mit der Konversation im Helpdesk passiert ist: Zuweisungen, Statuswechsel (manuell und automatisch), Start und Ergebnis der SLA, ausgelöste Zuordnungsregeln, Wiederöffnen nach einer Kundennachricht, hinzugefügte und gelöschte Notizen. Automatische Ereignisse tragen die Kennung „System“.
Die Aktivität wird standardmäßig 180 Tage aufbewahrt; ältere Einträge werden bei der Wartung entfernt. Die Notizen selbst laufen nicht ab.
Siehe auch: Zuweisungen und Status, Wer das gerade liest.
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